Schülerverwaltung - Kann ich das mit Open Office oder Pages machen?

[MassMover]

Ich habe mich mit Excel oder dessen Pendant von Open Office oder Pages noch nie beschäftigt. Gelegentlich habe ich entsprechende Dokumente zugeschickt bekommen, in welche ich nur Daten eintragen, und das Dokument dann zurück schicken musste.

Nun habe ich etwas vor und weiß nicht, ob das überhaupt das geeignete Programm ist.

Plan:

Ich möchte Musikschüler von mir verwalten, dazu gehören als Tabellenelemente Name, Telefonnummer, Mailadresse, Unterrichtszeit, sowie pro Unterrichtseinheit ein Feld für kurze Notizen.

Das letzte Feld ist wichtig, denn dort lässt sich dann irgendwann der Unterrichtsfortschritt über die gesamte Zeit verfolgen. Bisher habe ich das in einer Tabelle in einem Textdokument gemacht, dort ist nur eine Zelle dafür, diese Zelle wird dann natürlich von Woche zu Woche länger, und irgendwann wird das unübersichtlich.

Ich bräuchte es so, dass ich immer den letzten Eintrag (was haben wir in der letzten Woche gemacht) sehe und bei Bedarf den gesamten Verlauf aufrufen kann.

In Excel-Tabellenfelder kann ich ja beliebig viel Text hineinschreiben, aber angezeigt wird immer nur das, was in das Feld passt. Praktisch wäre für mich eine Lösung, bei der, wenn eine Zeile (ein Schüler) ausgewählt ist, dann unten auf der Seite ein großes Textfeld den gesamten Inhalt der entsprechenden Zelle anzeigt.

Lässt sich so etwas mit einer Excel-Tabelle realisieren? Oder mit einem anderen Teil der Open Office Suite?

[Rotweinfreund]

… tönt für mich wie die Funktion eines eher einfachen Klassenbuches?
Vielleicht mal in diese Richtung eruieren, wie z.B. Classroom? Keine Ahnung, ob das deinen Anforderungen entspräche, sollte nur weiterer Input sein.

[mac-christian]

Sowas würde ich in einer Datenbank machen. Filemaker würde sich da anbieten, ist aber für dich vermutlich zu teuer - 19 US$ pro Monat, oder Einmalkauf CHF 681.74 für die aktuelle Version. Möglicherweise kannst du ältere Versionen (ab V.15 läufts auf den aktuellen Systemen bei mir) bei Ebay oder so bekommen.

Aber im LibreOffice / OpenOffice hast du ja eine Datenbank ebenfalls dabei, versuche es doch damit.

[MassMover]

Classroom scheint etwas anderes zu machen, ich kann da zum testen gar keine Phantasieschüler anlegen sondern muss direkt echte Schüler über die Cloud einladen.

Mit einem Datenbankdokument von Open Office probiere ich es gerade, Problem hier das gleiche: Hab ich noch nie gemacht, daher weiß ich nicht, ob das gewünschte überhaupt machbar ist.

Zum jetzigen Stand habe ich zwei Tabellen:

"Protokoll" hat Felder für Datum, anwesend, Protokoll und SchülerID

"Schülerliste" hat eine ID als Primärschlüssel, sowie Felder für die Namen und Uhrzeiten der Schüler. Die ID des Schülers wird in jedem Protokoll im Feld "SchülerID" angegeben, somit kann jedes Protokoll einem Schüler zugeordnet werden, und jeder Schüler kann beliebig viele solcher Protokolle (pro Woche eines) haben.

Ich habe aber bisher keine Ahnung, wie ich damit am Ende praktisch arbeiten soll. Nach meiner Interpretation ist die "Protokoll" Tabelle nun die Haupttabelle, jedem Eintrag ist dort ein Schüler zugewiesen.

Gefühlt ist es aber doch genau umgekehrt: Ich will nicht für einen Protokolleintrag den Schüler sehen, sondern ich will aus der Schülertabelle (diese ist gefühlt die Haupttabelle) einen Schüler auswählen und dann dessen Protokolle anzeigen lassen.

In meiner derzeitigen Konstellation gibt es im Schüler-Datensatz aber gar kein Protokollfeld mehr.


Im Prinzip ist das doch wie eine Geschäftsdatenbank mit Kunden und deren Bestellungen. Dort kann ich zwar einer Bestellung auch den Kunden zuordnen, viel eher lasse ich mir doch aber den Kunden anzeigen inklusive einer Liste dessen letzter Bestellungen.

Wie ich einem Schüler nun ein Feld "Protokolle" zuweise, welches mehrere Einträge haben kann (eine Tabelle), habe ich bisher nicht gefunden.

[anoshi]

Ich denke auch, dass die Aufgabenstellung am ehesten mit einer Datenbanklösung wie FileMaker umzusetzen wäre. Es müsste eine 1:n-Beziehung zwischen 2 Datenbanken (DB Schüler und DB Protokolle) aufgebaut werden können. Solche Beziehungen lassen sich unter Umständen auch mit Open Office erstellen. Vielleicht hilft das weiter:
http://www.ooowiki.de/EinsZuVieleBeziehung.html

[agent orange]

Filemaker würde ich auch empfehlen. Ist halt eine klassische Datenbank, in der Du alles mireinander verknüpfen kannst.

[Macmacfriend]

Alternativ könntest du eine simple Word-Tabelle nutzen.
Ihre Zellen wachsen bei der Texteingabe automatisch mit.
So siehst du den vollständigen Text immer auf einen Blick.
Auch müsstest du dann keine zusätzliche Software kaufen.
Zudem bliebe dir der Zeitaufwand ihres Erlernens erspart.

[MassMover]

Mit einer Tabelle mache ich es ja derzeit. Wird mir aber langsam zu unübersichtlich.

Datenbank scheint mir der richtige Weg zu sein, und die "Base" Anwendung von Open Office scheint durchaus ausreichend zu sein. Was ich will, kann ich wohl über "Formulare" erreichen, da muss ich mich ein wenig einarbeiten.

Wenn ich konkrete Fragen habe, melde ich mich hier wohl wieder...

[Schwarzleser]

Ich habe selbst keine Erfahrungen damit, aber unterhalb von Filemaker gibt es noch Ninox für 35 EUR. Den Abodienst für die Cloud muss man nicht buchen. Ist vielleicht einen Versuch wert.
Gruß, Schwarzleser

[meisterleise]

Ich würde KEINE extra Software dafür einsetzen. Die Anforderung ist viel zu "primitiv" dafür, weshalb ich es einfach halten und es schlicht mit einer Tabellenkalkulation umsetzen würde. Ich selber habe mir eine recht komplexe Jobverwaltung in Numbers gebaut, in der ich hunderte Projekte verwalte mit Schiebereglern, Auswahlmenüs usw. Ein Kunde von mir hat eine Projektverwaltung in Excel gebaut. Die sieht fast wie eine Software aus und er verkauft sie sogar an andere Handwerksunternehmen.

Haupt Argumente:
Flexible an jedem Rechner mit Tabellenkalkulation zu öffnen
Austausch oder Übergabe mit/an Kollegen möglich, falls das mal nötig sein sollte

Hauptproblem scheint doch aktuell zu sein, dass diese eine Spalte zu groß wird. In Excel kannst du so eine Zelle bspw. scrollbar machen und das Problem ist gelöst.

[mac-christian]

...eine recht komplexe Jobverwaltung in Numbers gebaut, in der ich hunderte Projekte verwalte mit Schiebereglern, Auswahlmenüs usw.

Au weia. Bei der Lebensdauer von Apple Software würde ich etwas anderes benutzen (MacWrite? †; AppleWorks? †; HyperCard? † - die Liste liesse sich beliebig fortsetzen).

Ein Kunde von mir hat eine Projektverwaltung in Excel gebaut.

Schon eher. Excel gibts seit gefühlten Jahrhunderten, und die aktuelle Version kann auch noch mit ganz alten Dokumenten umgehen.

[meisterleise]

@mac-christian
Zum Thema Apple Software hast du absolut recht. Apple Software sollte vermieden werden.

[MassMover]

Also ich habe es in Open Office Base umsetzen können, und es funktioniert prinzipiell so, wie ich mir das vorstelle.

Zwei Probleme konnte ich bisher aber nicht lösen.

Mein Haupt-Dokument ist eine Liste meiner wöchentlichen Arbeitstage, diese werden als Tabelle angezeigt. Ein Unterformular zeigt die Liste der Schüler an, diese haben ein Feld "Wochentag", und dieses ist verknüpft mit der Hauptformular-Tabelle. Es werden also in der Untertabelle nur die Schüler angezeigt, deren Wochentag (ein Integer) mit der ID des oben ausgewählten Wochentags übereinstimmt. Kurz: Oben wähle ich aus, für welchen Tag mein Stundenplan angezeigt wird.

1. Problem: Ich fände es schöner, wenn die Wochentage statt einer Tabelle als Aufklappmenü angezeigt würden. Eine solches Drop-Down Menü bekommt man wohl über ein Listenfeld hin, welches entweder die Einträge ebenfalls wie in einer Tabelle untereinander darstellt, oder, wenn als "aufklappbar" definiert, als Drop-Down Feld. Wenn ich meine Tabelle aber in ein solches ändere, kann ich dort nicht mehr den Tag auswählen. Ist z.B. Montag ausgewählt und ich (ohne "aufklappbar" einen anderen Tag auswähle, reagiert das Feld nicht. Wenn "aufklappbar" an ist, sehe ich rechts den Aufklapp-Pfeil, er ist aber ausgegraut.

2. Ich möchte gerne eine Liste mit mehreren Einträgen als Tabelle darstellen. Es gibt nur eine Spalte, in der wird Text eingegeben, und der sollte auch mehrere Zeilen umfassen können. Wenn ich die Eigenschaften auf "mehrzeilig" ändere, kann ich zwar mit shift-Return in die nächste Zeile gelangen, die Zeilenhöhe der Tabelle bleibt aber immer gleich. Ich will, dass der Ganze Text immer sichtbar ist, so wie das bei einer Tabelle in einem Textdokument ist, so dass die Zeilenhöhe dynamisch ist. Das habe ich bisher nicht hinbekommen.

[Macmacfriend]

Zu 2.: Meinst du das? Zelle markieren > Format > Zellen > Automatischer Zeilenumbruch anhaken.

[MassMover]

Bist du sicher, dass du von "Base" und nicht von einem Tabellendokument sprichst? Die von dir genannte Aktion kann ich in Base nicht durchführen, da im Bearbeiten-Modus gar keine Zelle ausgewählt werden kann.

Ich habe Punkt 2 aber inzwischen hinbekommen, man kann den Parameter "Zeilenhöhe" editieren. Das hatte ich zuvor schon einmal gemacht, aber da wurde es nicht übernommen. Scheint eines dieser Programme zu sein, die den Anwender manchmal ärgern wollen.

[MassMover]

Kann ich denn folgendes mit einfachen Mitteln erreichen:

1. Die Anfangszeit wird pro Schüler als hh:mm gespeichert und auch so angezeigt. Ich würde aber gerne auch die Endzeit anzeigen, also z.B. 15:15 - 15:45
Normalerweise haben die Schüler eine halbe Stunde, man kann aber auch eine Ganze haben, dafür gibt es eine Schaltfläche in der Tabelle. Je nachdem ob diese Schaltfläche gesetzt ist muss die Endzeit also entsprechend berechnet werden. In PseudoCode:

Anzeige = "(Anfangszeit) - (IF Ganze Stunde: Anfangszeit + 60min ELSE Anfangszeit + 30min)"

Geht eine solche dynamische Erzeugung einer Anzeige innerhalb einer Liste in einem Formular? Falls nicht, geht das mit einem Makro?

2. Mein Luxuswunsch: Wenn Pausen im Stundenplan sind, wäre es toll, wenn dort automatisch ein Eintrag nach dem Muster "15:45 - 16:30 P a u s e" generiert würde. Die Tabelle wird also durchsucht, und wenn Anfangszeit > Anfangszeit des vorangegangenen Eintrags ist, wird hier ein solcher Eintrag angezeigt, ohne jedoch in die zugrunde liegende Datenbank geschrieben zu werden. Ginge so etwas mit Makros?

[mac-christian]

Dein Pseudo-Code sagt aber, dass nur die Schüler von 15:00 bis 16:00 da sind, und die von 14:15 nur bis 15:45.

Mach mehrere Datenfelder: Anfangszeit und Dauer individuell pro Schüler, die Endzeit berechnet dir das Programm. Dann kann nämlich auch mal einer, der zu einer "ungeraden" Zeit da ist eine ganze Stunde haben und der, der zur vollen Stunde kommt, nuir eine halbe Stunde.

Ich kenne jetzt Base zu wenig, aber im FileMaker gibts Felder, die berechnet und angezeigt werden, aber nicht gespeichert.

[Macmacfriend]

Bist du sicher, dass du von "Base" und nicht von einem Tabellendokument sprichst? Die von dir genannte Aktion kann ich in Base nicht durchführen, da im Bearbeiten-Modus gar keine Zelle ausgewählt werden kann.

Ich habe Punkt 2 aber inzwischen hinbekommen, man kann den Parameter "Zeilenhöhe" editieren. Das hatte ich zuvor schon einmal gemacht, aber da wurde es nicht übernommen. Scheint eines dieser Programme zu sein, die den Anwender manchmal ärgern wollen.

Der Befehl bezog sich auf eine Tabelle in OpenOffice, aber jetzt hat es ja geklappt.