Verhindern von PDF-Überschreibung

[polysom]

Wir haben bei uns auf der Arbeit ein ausführbares PDF, dass die Kollegen ausfüllen und unterschreiben sollen. Vorher sollen die Kollegen das Dokument aber auf ihren Desktop kopieren, damit es nicht überschrieben wird. Manche vergessen das aber und überschreiben das Original. Ich würde daher gerne das PDF irgendwie so machen, dass man es erst ausfüllen/speichern/unterschreiben kann, sobald es nicht mehr im Original-Ordner liegt.
Wir machen unsere PDFs mit Kofax. Da kann man auch Felder mit JavaScript versehen. Ich habe zum Beispiel in das Unterschriftenfeld das JS eingefügt:

Code: Alles auswählen

// Checks if field for name is filled out
name = getField("Text1");
if (name.value.length == 0)
    {
    name.setFocus()
    app.alert("Bitte das Namensfeld ausfüllen.")
    }

Das wird immer aktiv, sobald jemand unterschreiben will und gibt dann eine Meldung wenn das Feld für den Namen noch leer ist. Ich dachte mir, man könnte das if-Statement vielleicht so ändern, dass es prüft, ob das Dokument noch im Ordner "Original" liegt und wenn ja und man will unterschreiben, kommt die Meldung. Das verhindert zwar nicht komplett das unbeabsichtigte Überschreiben, aber ist zumindest etwas. Aber irgendwie klappt das nicht.
Hat jemand eine Ahnung wie das gehen könnte? Oder vielleicht eine noch bessere Idee wie man das Überschreiben verhindern könnte?

[Macmacfriend]

Ich ginge das Problem eher didaktisch an, denn der Kopf ist ja nicht nur zum Kauen da.
Aber ein bisschen an die Hand nehmen muss man diese speziellen Kandidaten wohl schon.

Wie wäre es, zwei identische PDF-Dateien zu verschicken, die eine z. B. mit dem Namen
„xy (WICHTIG - Diese Datei bitte UNVERÄNDERT auf Ihrer Festplatte speichern).pdf“
und die andere mit dem Namen
„xy (WICHTIG - Bitte nur diese Datei ausfüllen und unterschreiben).pdf“)?

[Macmacfriend]

Nachtrag: Zusätzlich könntest du für die ganz "Schlauen" das PDF, welches nicht überschrieben werden soll, z. B. in Adobe Acrobat mit einem Schreibschutz versehen. Vorschau kann das auch: https://support.apple.com/de-de/guide/p ... w35875/mac

[Macci]

Und Nur-Lese-Rechte für den Originalordner sind keine Option?

[polysom]

Ich ginge das Problem eher didaktisch an, denn der Kopf ist ja nicht nur zum Kauen da.
Aber ein bisschen an die Hand nehmen muss man diese speziellen Kandidaten wohl schon.

Wie wäre es, zwei identische PDF-Dateien zu verschicken, die eine z. B. mit dem Namen
„xy (WICHTIG - Diese Datei bitte UNVERÄNDERT auf Ihrer Festplatte speichern).pdf“
und die andere mit dem Namen
„xy (WICHTIG - Bitte nur diese Datei ausfüllen und unterschreiben).pdf“)?

Es wird ja immer wieder erwähnt, aber trotzdem falsch gemacht. Und verschickt wird das PDF nicht, dann wäre das ja kein Problem. Das liegt auf unserem Server.

Nachtrag: Zusätzlich könntest du für die ganz "Schlauen" das PDF, welches nicht überschrieben werden soll, z. B. in Adobe Acrobat mit einem Schreibschutz versehen. Vorschau kann das auch: https://support.apple.com/de-de/guide/p ... w35875/mac

Ah, du meinst zwei Dokumente? Damit man immer noch das Original hat. Ja, wäre nicht sehr elegant, aber dafür einfach zu machen.

Und Nur-Lese-Rechte für den Originalordner sind keine Option?

Muss ich mal mit der IT reden. Das Dokument wird halt jedes Jahr erneuert. Aber ja, das würde auch gehen.

[agent orange]

Oder mit COMMAND+I das Dokument auf Finderebene sperren. Dann kommt ein Warnhinweis.

Bildschirmfoto 2023-02-28 um 13.44.23.png

[polysom]

Und Nur-Lese-Rechte für den Originalordner sind keine Option?

Heute ausprobiert. Das funktioniert.

Oder mit COMMAND+I das Dokument auf Finderebene sperren. Dann kommt ein Warnhinweis.

Wir haben auf der Arbeit leider Windows.

[Macci]

Heute ausprobiert. Das funktioniert.

Sehr schön!

[dudi]

Wir haben auf der Arbeit leider Windows.

Und das war warum gleich eine bisher völlig uninteressante Information?

[lamariposa]

Wir haben auf der Arbeit leider Windows.

Und das war warum gleich eine bisher völlig uninteressante Information?

Das ging doch aus dem Eingangspost hervor:
„Vorher sollen die Kollegen das Dokument aber auf ihren Desktop kopieren, damit es nicht überschrieben wird. Manche vergessen das aber und überschreiben das Original. “
Sowas würden Mac-Nutzer doch nie,nie,nie,nieeeeemals machen - oder?

[dino]

...
Wir haben auf der Arbeit leider Windows.

Bei Windows geht das auch: rechte Maustaste Klick auf Dokument -> Eigenschaften -> Haken bei "Schreibgeschützt" setzen